belkiz Agustus 19, 2020
5 Tip pemula untuk membuat email yang efektif


Email bisa menjadi alat komunikasi yang luar biasa jika digunakan dengan benar. Anda dapat menyelesaikannya hanya dalam beberapa menit, menyampaikan pesan yang bermakna dan penting, dan menjangkau audiens Anda hampir seketika, memungkinkan mereka untuk mulai menyelesaikan sesuatu.

Tapi ini juga bisa menjadi pemborosan waktu yang sangat besar untuk produktivitas Anda sendiri, menciptakan masalah besar di kantor dan umumnya bukan alat ajaib yang diharapkan banyak orang. Email terkecil dan tidak bersalah dapat menyebabkan bencana jika Anda tidak tahu apa yang Anda lakukan, jadi mempelajari cara membuat email yang efektif itu penting.

Hari ini, kita akan membahas lima aspek penting yang ingin Anda pastikan Anda lakukan dengan benar saat membuat email berikutnya, dan apa yang bisa terjadi jika tidak.

Langkah 1: Siapa audiens Anda?

Nama atau grup yang masuk ke bidang Kepada, CC, dan BCC sama pentingnya dengan apa yang akan Anda tulis. Sertakan terlalu sedikit, dan Anda mulai meninggalkan pemangku kepentingan penting yang mungkin tertarik dengan apa yang akan Anda katakan. Sertakan terlalu banyak, seperti ketika rantai balas-semua menjadi tidak terkendali, dan itu dapat menyebabkan masalah sepele seperti membuang-buang waktu beberapa orang, atau menyertakan orang-orang pada informasi yang tidak seharusnya mereka ketahui.

Jadi untuk setiap email yang Anda kirim, pertimbangkan dengan cermat siapa orang yang paling perlu bertindak atas apa yang akan Anda katakan, dan sertakan mereka di bidang Kepada. Selanjutnya, siapa yang perlu mengetahui bahwa email ini akan dikirim, tetapi mungkin tidak ada tindakan apa pun darinya? Mereka pergi ke lapangan CC. Terakhir, apakah Anda memiliki bos yang ingin melihat email ini keluar, tetapi tidak ingin terlihat di dalamnya? Mereka masuk BCC.

Jatuhkan semua orang dari email. Jangan buang waktu mereka. Dan demi Tuhan, jangan membalas email ke seluruh perusahaan kecuali Anda bosnya.

Langkah 2: Pastikan Subjek jelas

Ketika email Anda masuk ke kotak masuk penerima, Anda ingin mereka tahu persis apa yang mereka dapatkan di depan. Artinya, baris subjek Anda harus jelas dan langsung ke intinya.

Idealnya, baris subjek Anda harus sejelas ringkasan singkat satu kalimat tentang isi email tersebut. Jika saya mengirim email ke rekan kerja tentang artikel ini, saya mungkin menggunakan baris subjek “Artikel tentang Pembuatan Email”, misalnya.

Apa yang sebaiknya tidak Anda lakukan? Dimana saya memulai? Jangan biarkan baris subjek kosong, itu malas. Jangan menggunakan sesuatu yang umum dan singkat seperti “Permintaan untuk Anda” saat Anda bisa dengan mudah meringkas apa permintaan itu. Dan saya berjanji, jika Anda pernah mengirimi saya sesuatu yang bertuliskan “BACA”, saya akan berusaha untuk mengabaikan setiap email yang Anda kirim yang tidak mencantumkan Baca di baris subjeknya.

Sejujurnya, maksud saya, apa yang harus saya lakukan dengan email Anda selain membacanya?

Langkah 3: Tetap pada topik

Ini sangat penting saat Anda mengirim email yang berhubungan dengan proyek yang memiliki item yang dapat ditindaklanjuti di dalamnya. Anda ingin memastikan bahwa Anda menyimpan email yang cukup spesifik dengan topik yang ada sehingga dapat diselesaikan dan disimpan dengan cepat.

Yang tidak ingin Anda lakukan adalah mulai menggabungkan semua hal yang perlu Anda katakan ke dalam satu email. Itu menciptakan kekacauan yang membingungkan bagi orang yang menerima email, dan mereka mungkin tidak menyerap pentingnya hal tertentu yang Anda coba komunikasikan. Jadi jika Anda memiliki tiga hal untuk dikatakan tentang tiga tugas berbeda, kirim tiga email. Kami tidak membayar perangko di sini.

Langkah 4: Buat agar singkat

Tidak ada yang memeriksa email mereka sambil minum kopi pagi ingin mendengar kisah hidup Anda. Anda mungkin memiliki banyak hal untuk dikatakan di email Anda, tetapi email tidak jauh berbeda dari artikel berita: jika Anda tidak mengerti maksud dalam beberapa kalimat pertama, Anda akan kehilangan minat mereka.

Format yang cukup bagus untuk diikuti untuk isi email adalah: Perkenalkan topik, berikan informasi atau item tindakan yang berasal darinya, dan akhiri dengan langkah berikutnya, seperti jika Anda mengharapkan tanggapan dari penerima.

Jika Anda mendapati bahwa email Anda membutuhkan lebih dari beberapa menit untuk ditulis, atau beberapa menit untuk dibaca, daripada Anda mungkin menggunakan media komunikasi yang salah. Jika Anda menemukan banyak hal yang ingin Anda katakan, mungkin gunakan sumber daya yang bertindak lebih baik untuk komunikasi tarik sehingga mereka dapat mengakses informasi tersebut dengan nyaman. Jika informasinya benar-benar penting, mungkin atur rapat sehingga Anda dapat mempresentasikannya secara langsung atau melalui Zoom.

Langkah 5: Perhatikan nada bicara Anda

Dengan asumsi Anda mengirim email ke kolega yang belum pernah Anda ajak bercanda, mereka mungkin tidak menangkap selera humor Anda dari email 100 kata. Jadi yang terbaik adalah menjauhkan humor dari email Anda sepenuhnya. Selain itu, meskipun mereka terlibat dalam lelucon, jika email itu dibagikan kepada seseorang yang tidak, Anda masih memiliki masalah.

Demikian pula, jika Anda adalah tipe orang yang mudah bersemangat dan mengatakan sesuatu, mereka mungkin akan menyesal…. Jangan kirim email itu. Saya bergumul dengan masalah ini, dan saya telah belajar bahwa apa yang paling berhasil bagi saya adalah membutuhkan beberapa jam untuk menanggapi email yang mendapatkan kambing saya. Itu membuat saya jauh lebih kecil kemungkinannya untuk mengatakan sesuatu yang melewati batas.

Apa yang bekerja paling baik dengan jujur ​​adalah menyimpan email hanya untuk fakta dan tugas yang perlu ditangani. Jika Anda menemukan Anda sedang mengerjakan sesuatu yang lebih dari itu ke dalam email Anda, itu mungkin akan jauh lebih lucu atau katarsis jika Anda melakukannya secara langsung.

Bagaimana jika seharusnya tidak berupa email

Seperti yang telah saya bahas sebelumnya dalam seri ini, Anda mungkin ingin mempertimbangkan komunikasi interaktif atau tarik. Anda dapat melihat artikel tersebut untuk melihat skenario apa yang paling berhasil, dan bagaimana artikel terkait dengan email, yang termasuk dalam komunikasi push.

Pengeluaran SGP Memberikan Prioritas terbaik bagi seluruh pengunjung indonesia, dalam mencari result Togel Singapore